Dernière mise à jour : 29/06/2022
1 - Découverte du logiciel GESTEAM et fonctionnement général
Fonctionnement général
Connexion et déconnexion Description des règles d'interface du logiciel Principes de navigation, gestion des fenêtres Ajout/modification/suppression de fiches Recherche, tri, impression. Contenu des fiches Immeubles Contenu des fiches Personnes Contenu des fiches Entreprises Utilisation du traitement de texte
Les demandes
Création de la fiche OS ou demande de devis :
Saisie des éléments nécessaires de la demande : immeuble, entreprise…
Rédaction de l'ordre de mission
Traitement de la demande :
Les courriers
Création de la fiche courrier:
Immeuble, destinataire, responsable du dossier, origine, objet et date…
Rédaction du contenu du courrier
Traitement du courrier
Envoi d'un courrier Suivi du courrier Envoi d'un mailing Comment dupliquer un courrier
Traitement complémentaire
Paramétrage des modèles de demandes Paramétrage des modèles de courriers
Les mémos
Création de la fiche mémo :
Saisie des éléments nécessaires : objet, statut, immeuble, entreprise…
Rédaction du contenu du mémo
Traitement du mémo
Envoi simple d'un mémo Envoi avec accusé réception Envoi avec déclenchement temporisé Envoi multiple Envoi avec association de documents Répondre à un mémo Consultation des mémos
2 - Les outils d'organisation
L'agenda
Création de la fiche agenda :
Saisie des éléments d'un rendez‐vous : date, couleur pour l'agenda graphique, titre,
heure , durée, collaborateur concerné, rattachement à un dossier
Traitement de l'agenda :
Consultation de l'agenda graphique ;
Mise en place d'une alerte avant un rendez‐vous ;
Organisation d'un rendez‐vous avec plusieurs collaborateurs
Dupliquer un rendez‐vous
Les e‐mails
Envoi d'un e‐mail :
Envoi d'un e‐mail depuis le fichier courrier
Envoi d'un e‐mail depuis le fichier demande
Ajout d'une pièce jointe
Le serveur de documents
Réglage :
Réglage des périphériques d'acquisition;
Création des corbeilles et gestion des droits;
Gestion du stockage des documents
Réglage des dossiers
Intégration d'un document :
Intégration par corbeilles ou désignation d'un fichier local;
Saisie du titre, des liens et des notes;
Gestion des statuts, des relances et du suivi
Traitement :
Création d'une réponse : courrier ou demande;
Association à un envoi original : courrier ou demande
Les outils d'organisation
Déplacement dans une autre corbeille
Transmission du document par mémo
Association d'une pièce jointe à un courrier ou à une demande
Association d'un document à un diagnostic réglementaire
Le suivi
Réglage du suivi pour l'utilisateur
Réglage du suivi dans les modèles
Interrogation des dossiers et documents à suivre
Gestion du suivi par type de documents et dossiers
Gestion des automates de relances des OS
3 - Assemblées Générales
Gestion de la convocation
Notations des points à votes (Charges approuvées, budget…) Constitution du projet de résolutions Mise en page du texte Impressions des convocations, pouvoirs, feuille d'émargement, simulations de travaux Gestion des envois avec AR Interaction avec l'agenda
Préparation de l'assemblée
Impression de la feuille de présence, choix des répartitions Impression des bulletins de votes, choix des résolutions Chargement d'un ordinateur portable pour assurer la prise de vote sur place
Acquisition des présences et des votes
Traitement de la feuille de présence Notations des pouvoirs Gestion des bulletins de votes Acquisitions des votes pour chaque résolution Gestions des votes des mandataires Gestions des bulletins Gestions des retardataires et des départs anticipés Gestion du double vote à l'article 25 Calcul des résultats Génération du procès‐verbal
Traitement des résultats de l'assemblée
Déchargement du portable dans le serveur
Mise en page du procès‐verbal
Impression du PV Envoi du PV avec AR ou pas en fonction des présents et des votants
Impression de la feuille de vote Impression de la feuille des mandataires
Inscriptions des résultats de l'AG dans les autres modules
4 - Les travaux
Cadre d'utilisation
Travaux et dépannage
Phases dans la vie des travaux
Utilisation en gérance et copropriété
Création de la fiche travaux
Saisie des éléments concernant les travaux : immeuble, nature des travaux,
date de la décision (AG), montant voté, participants (entreprises, personnes),
responsable du dossier, clef de répartition
Rappel sur la création d'une personne, d'une entreprise, d'un contrat (DO)
Traitement des travaux
Préparation et demandes de devis
Enregistrement des descriptifs des prestations
Gestion des rendez‐vous de chantier
Gestion financière : appels travaux et situations de trésorerie
Envoi de courriers aux participants
Traitement complémentaire
Réglage des courriers relatifs aux travaux;
Simulation de la quote‐part de chaque copropriétaire ;
Gestion des déductions fiscales ;
Conséquences sur le questionnaire Notaire ;
Gestion des équipements : création de la fiche, report dans le carnet d'entretien, lien avec les lot
Mise en place du carnet d'entretien.
Connexions aux autres modules
Assemblée : Résolutions spécifiques
Contrats : Dommages ouvrages
Carnet d'entretien
Equipements
Mutations : Etablissement de l'état daté
Suivi : Travaux à commencer
Evènement, Etapes
5 - Les sinistres
Cadre d'utilisation
Caractéristiques des sinistres
Conventions particulières
Rôle de l'administrateur selon les différents cas
Aspects gérés par Gesteam
Création de la fiche sinistre
Saisie des éléments du sinistre : immeuble compagnie d'assurance, courtier…
Rappel sur la création d'un contrat, d'une personne, d'une entreprise
Traitement du sinistre
Envoi de la déclaration de sinistre à l'assurance (courrier)
Gestion des interventions et/ou devis de remise en état (OS et devis)
Suivi des dates clefs du dossier : expertise, rapport …
Courriers aux participants
Suivi du règlement : indemnités immédiate et différée
Traitement complémentaire
Gestion des modèles de lettres.
5ème demi‐journée
Référencement des différents types de sinistres
Connexions aux autres modules
Contrats
Contentieux
Carnet d'entretien
Etat des lieux
Etapes et évènements
6 - Les contentieux
Cadre d'utilisation
Types de contentieux rencontrés
Graduation des contentieux
Eléments pris en charges le logiciel
Création de la fiche contentieux :
Saisie des éléments du contentieux : immeuble, débiteur, huissier…
Rappel sur la création d'une fiche personne et entreprise.
Traitement du contentieux :
Renseignements sur l'état d'avancement de la procédure
Renseignements sur les voies d'exécution possibles
Suivi des règlements et du respect d'un échéancier
Envoi de courriers aux participants.
Traitements complémentaires :
Gestion des protocoles de règlement
Impression proposées
Modèles des courriers relatifs aux dossiers contentieux
Modèles d'agenda, mémo de documents
Connexions aux autres modules
Assemblée : Résolution de vente de lot copropriété
Carnet d'entretien
Sinistre : assurance loyers/Charges impayés
Mutation : citation des contentieux en cours sur le questionnaire Notaire.
Honoraires : gestion des tarifs applicables aux débiteurs
Suivi : Avertissement de règlement
Etapes et évènements
Communication : Gestion des relances utilisateurs
7 - Les mutations
Cadre d'utilisation
Cadre légal
Aspects gérés par Gesteam, intervention des informations comptables
Informations communes à chaque mutation au sein d'un même immeuble
fonds de roulement, fonds de prévoyance;
règlement de copropriété;
rapports amiante, plomb, termites;
situation juridique;
contrats d'assurances;
emprunts auprès d'organismes de crédit;
fiches travaux et appels de fonds;
situation des contentieux.
Création de la fiche mutation
saisie des éléments concernés par la mutation : immeuble, copropriétaire, lot(s),
notaire, dates.....
Traitement de l'Etat daté
saisie des éléments comptables;
saisie des travaux;
gestion des honoraires;
impression de la lettre au notaire;
impression de la lettre au vendeur;
Traitements complémentaires :
courriers à l'assureur indemnisant les charges impayées;
traitement de la notification de vente;
impression du livret d'accueil;
gestion des modèles de lettres
Permettre au stagiaire d'acquérir les connaissances nécessaires pour
- naviguer dans le logiciel, manipuler les différents types de fiches, créer, diffuser et suivre des demandes et des courriers, utiliser les mémos GESTEAM
- maîtriser l'utilisation de l'agenda
- savoir utiliser les mails dans l'environnement GESTEAM
- savoir importer des documents dans la GED GESTEAM et les traiter
- utiliser le suivi GESTEAM
- gérer un sinistre sur GESTEAM
- gérer un contentieux sur GESTEAM
- pouvoir réaliser les tâches requises pour gérer les assemblées générales de copropriétaires
- gérer l'ensemble de la chaine travaux d'un immeuble en copropriété.
- gérer une mutation de lot en copropriété.
Gestionnaire syndic
Assistant.e de gestionnaire syndic
Prérequis généraux
Le stagiaire doit avoir une bonne connaissance de son métier et de l'administration de biens.
Prérequis GESTEAM
aucun
Prérequis autres
Utilisation basique de Word : créer et mettre en forme un document.
Le formateur s'appuiera sur les connaissances métier préexistantes du stagiaire et alternera séquences théoriques sur les fonctionnalités du logiciel et séquences pratiques au cours desquelles les stagiaires mettront en application les acquis.
Le formateur encouragera les échanges entre les stagiaires et lui-même ainsi que les échanges entre les participants tout en veillant à rester dans le cadre du module de formation.
Option 1 : formation en présentiel
La formation se déroulera avec un vidéoprojecteur et un ordinateur connecté à une copie de la base de données du client ou à une base d'exercice.
Les stagiaires disposeront du programme de formation et des documentations sur différents points abordés seront mis à leur disposition.
Option 2 : formation à distance
La formation se déroulera sur Teams. Le formateur partagera son écran sur lequel les stagiaires verront une copie de la base de données du client ou à une base d'exercice.
Les stagiaires disposeront du programme de formation et des documentations sur différents points abordés seront mis à leur disposition.
GESTEAM envoie un Questionnaire formation au client souhaitant former des collaborateurs. Lorsque le questionnaire est retourné complété par le client, GESTEAM propose un planning de formation au client et à sa validation rédige et envoie une convention de formation. La signature de cette convention valide la formation. Les stagiaires sont alors convoqués à la formation.
Le délai d'accès à la formation varie en fonction du planning de GESTEAM, de la disponibilité des stagiaires, de la durée de la formation et de l'exigence du client. De façon générale la formation débute entre 2 et 4 semaines après la validation administrative du dossier.