4 - Comptabilité gérance (cycle normal 5j) Mixte : présentiel / à distance

Présentation du logiciel

Fonctionnement

Principes de navigation

Raccourcis

GED

Traitements

Mémos

Réglages

* Cabinet

Fonds de page

ICS

* Personnel

Profils

Droits

Mode de saisie par défaut

Paramétrage encaissements

Paramétrage factures

* Plan comptable

Immeubles

Mandats

Comptes

* Analytiques

Rubriques

Sous Rubriques

Codes Fiscaux

Codes Analytiques

* Journaux

* Banques

Mandat de gérance

fiche mandat

paramétrage table de quittancement + poste

honoraires

charges locatives

CRG et périodicité

Propriétaire

Fiche mandant

Mode de règlement

Acomptes réguliers et exceptionnels// mode de règlement des acomptes

Provisions permanentes/ Travaux / Remboursement dépôt de garantie

Travaux

Bascules

Biens à louer

Lots // Description

Type de baux

Indexations

Montants des postes de quittancement

Locataires

Création d'un bail

doc loc

consulter les comptes

consulter les baux

mode de règlement (prlvt)

honoraires de location part locataire/propriétaire

tarif

postes de quittancement

Colocataires

Garants

1er avis de loyer

attestations assurances

Congés locataires

date d'effet du congés

arrêté de compte locataire

Avis de loyer

Périodicité des avis de loyer

Avances / Echus

Mode de réglements

Ajout de postes de quittancements fixes et variables

Avis et quittances si locataire a réglé

détail termes

Saisie directe de quittancement

Remboursement locataire

Encaissements

Paramétrage

Type de remises de chèques

Chronos remises

Format des fichiers de remises en vrac

Chèques / Virements / Espèces / Prélèvements / TIP

Encaissement Total

Encaissement Partiel

Encaissement avec ventilation manuelle

Encaissement avec trop perçu (RNA/Ventiler sur un autre compte)

Encaissement compte de charges ou de produits (Subvention, indemnités, …)

Passage de la vue résumé à la vue détaillée

Validation des encaissements

Laisser les encaissements + reprise des encaissements

Imputation des encaissements

Etats de sortie + Fichiers (remises en vrac)

Réédition des états et ou génération des fichiers (remises en vrac) 

Annulation des encaissements

Par le nom du client

Par le compte

Par le numéro du chèque

Consultation des comptes ou des mouvements encaissés

Prélèvements

Numéro d'ICS au niveau du cabinet

IBAN renseigné au niveau de la banque rattaché du mandat

Présence du mode de règlement prélèvement au niveau des copropriétaires

IBAN

Mandat SEPA

RUM

Prise en compte au niveau des éditions appels de fonds et répartitions

Echéancier des prélèvements

Echéancier - Consultation / Ajout / Modification / Suppression

Copropriétaires

Mandat

Banque

Lancer les prélèvements

Liste de contrôle

Liste de contrôle + prélèvements

Retour dans le traitement pour générer les éditions et ou le fichier

Annuler un prélèvement

Consultation des comptes ou des mouvements encaissés

Saisie de mouvement avec contrepartie

Saisie de mouvement avec suivant

Factures

Paramétrages

Mode d'imputation des factures de syndic

Personnels Contrats / Demandes / Autres - bon à payer / en attente

Banque rattachée au compte mandat

Corbeilles de factures

Journal d'achat

Journal de banque

Plan comptable général

Codes analytiques

Clés de répartitions

Rubriques analytiques / Sous rubriques analytiques

Données prises en comptes

Conditions de règlement des fournisseurs

Ventilation des contrats / Condition de règlement des contrats

Saisie des factures

Simple

Ventilation sur plusieurs lignes en montant

Ventilation sur plusieurs lignes en pourcentage

Saisie sur un compte copropriétaire

Facture avec acompte

Facture issue de demande

Facture issue de contrat

Doc. Les Contrats

Facture dossier travaux

Saisie d'un avoir

Saisie avec statut de règlement « Réglée »

Passage du règlement au moment de la saisie de la facture

Saisie avec le mode « Pas de règlement » Si saisie de règlement déjà effectué

Saisie de facture avec partie différée

Saisie des consommations

Contrôle numéro de facture déjà saisie

Saisie avec corbeille de facture

Contre passation des factures

Conditions de règlement des factures

Mode

Chèque

Virement

Prélèvement

TIP

Espèces

Pas de règlement

Statut des règlements

En attente

Acompte à régler

Bon à payer

Réglée

Laisser la saisie / Imputer les factures

Factures en attente de paiement

Fonctionnement de l'écran

Accès à la facture

Bon à payer

Modification du montant à payer

Codification analytique provisoire

Info règlement de la facture

Règlement

Règlement des factures

Sélection des règlements à effectuer

Modification des éléments à régler dans la liste de contrôle

Mode de règlement

Bon à payer

Priorité de règlement

Contrôle du disponible

Accès à la facture

Génération des règlements

Imputations

Editions

Fichiers de règlements

Retour dans les traitements de règlements

Réédition des documents

Génération des fichiers de règlements

Annulation des règlements

Impact des règlements sur les factures réglées

Règlement des soldes

Sélection des règlements à effectuer

Modification des éléments à réglés dans la liste de contrôle

Mode de règlement

Bon à payer

Priorité de règlement

Contrôle du disponible

Accès à la facture

Génération des règlements

Imputations

Editions

Fichiers de règlements

Retour dans les traitements de règlements

Réédition des documents

Génération des fichiers de règlements

Annulation des règlements

Impact des règlements sur les factures réglées

Règlement des soldes

Sélection des règlements à effectuer

Modification des éléments à réglés dans la liste de contrôle

Mode de règlement

Bon à payer

Priorité de règlement

Contrôle du disponible

Accès à la facture

Génération des règlements

Imputations

Editions

Fichiers de règlements

Retour dans les traitements de règlements

Réédition des documents

Génération des fichiers de règlements

Annulation des règlements

Les honoraires

Honoraires de Gestion

paramétrages tables de quittancement

Paramétrages honoraires fixes

honoraires travaux

Honoraires Annexes

Mise en place des tarifs

honoraires IRF

Rapprochements bancaires

Initialisation des rapprochements bancaires

Rapprochement bancaire automatique

Rapprochements bancaires manuel

Saisie d'écriture comptable / de banque

Validation d'un rapprochement bancaire

Clôture des rapprochements bancaires

Annulation d'un rapprochement bancaire

Les Relances

Stade de Relance

Groupe de Relance

Tarifs

Courrier

Traitement des Relances

Suivi des relances

Permettre au stagiaire d'acquérir les connaissances nécessaires pour :

•  créer et modifier les éléments comptables de base d'un immeuble.
•  travailler sur les comptes comptables.
•  manipuler et modifier les coordonnées des clients.
•  gérer tous les aspects de l'encaissement des règlements.
•  gérer tous les aspects de la facturation des clients.
•  gérer tous les aspects du règlement des factures fournisseurs.
•  intégrer un nouveau mandat dans la base.
•  effectuer une reprise de comptabilité d'un nouveau mandat.
•  relancer les clients en impayé.
•  implémenter et facturer tous les honoraires pris par le cabinet.

• créer et modifier les éléments comptables d'un immeuble et des clients
• savoir encaisser, facturer et régler
• connaitre la reprise et l'intégration d'un mandat
• savoir relancer les clients et effectuer le suivi des relances
• savoir implémenter les honoraires et les facturer

Comptable gérance

Aide comptable gérance

Prérequis métier

Le stagiaire doit avoir une bonne connaissance de son métier et de l'administration de biens

Prérequis GESTEAM

aucun

Le formateur s'appuiera sur les connaissances métier préexistantes du stagiaire et alternera séquences théoriques sur les fonctionnalités du logiciel et séquences pratiques au cours desquelles les stagiaires mettront en application les acquis.

Le formateur encouragera les échanges entre les stagiaires et lui-même ainsi que les échanges entre les participants tout en veillant à rester dans le cadre du module de formation.

Option 1 : formation en présentiel

La formation se déroulera avec un vidéoprojecteur et un ordinateur connecté à une copie de la base de données du client ou à une base d'exercice. 

Les stagiaires disposeront du programme de formation et des documentations sur différents points abordés seront mis à leur disposition.

Option 2 : formation à distance

La formation se déroulera sur Teams. Le formateur partagera son écran sur lequel les stagiaires verront une copie de la base de données du client ou à une base d'exercice. 

Les stagiaires disposeront du programme de formation et des documentations sur différents points abordés seront mis à leur disposition.

GESTEAM envoie un Questionnaire formation au client souhaitant former des collaborateurs. Lorsque le questionnaire est retourné complété par le client, GESTEAM propose un planning de formation au client et à sa validation rédige et envoie une convention de formation. La signature de cette convention valide la formation. Les stagiaires sont alors convoqués à la formation.

Le délai d'accès à la formation varie en fonction du planning de GESTEAM, de la disponibilité des stagiaires, de la durée de la formation et de l'exigence du client.  De façon générale la formation débute entre 2 et 4 semaines après la validation administrative du dossier.