24 - Assemblées Générales Mixte : présentiel / à distance

Gestion de la convocation

• Notations des points à votes (Charges approuvées, budget…)
• Constitution du projet de résolutions
• Mise en page du texte
• Impressions des convocations, pouvoirs, feuille d'émargement, simulations de travaux
• Gestion des envois avec AR
• Interaction avec l'agenda

Préparation de l'assemblée

• Impression de la feuille de présence, choix des répartitions
• Impression des bulletins de votes, choix des résolutions
• Chargement d'un ordinateur portable pour assurer la prise de vote sur place

Acquisition des présences et des votes

• Traitement de la feuille de présence
• Notations des pouvoirs
• Gestion des bulletins de votes
• Acquisitions des votes pour chaque résolution
• Gestions des votes des mandataires
• Gestions des bulletins
• Gestions des retardataires et des départs anticipés
• Gestion du double vote à l'article 25
• Calcul des résultats
• Génération du procès‐verbal

Traitement des résultats de l'assemblée

• Déchargement du portable dans le serveur
• Mise en page du procès‐verbal
• Impression du PV
• Envoi du PV avec AR ou pas en fonction des présents et des votants
• Impression de la feuille de vote
• Impression de la feuille des mandataires

Inscriptions des résultats de l'AG dans les autres modules

• Alimentation de la fiche assemblée (Délégations, budgets…)
• Création des fiches Travaux (Nature, entreprise, Budgets, appels…)
• Notations des évolutions dans le conseil syndical
• Inscriptions des décisions prises dans le module contentieux

Permettre aux stagiaires d'acquérir les connaissances nécessaires afin de pouvoir réaliser les

tâches requises pour gérer les assemblées générales de copropriétaires

• gérer les assemblées générales
• constitution du projet d'assemblée
• réaliser une convocation
• acquisition des présents et des votes
• génération du procès verbal à la fin de l'assemblée
• diffusion du procès verbal d'assemblée
• à partir des décisions prises lors de l'assemblée mettre a jour ou créer les données dans le logiciel

Gestionnaire syndic

Assistant.e de gestionnaire syndic

Prérequis métier

Le stagiaire doit avoir une bonne connaissance de son métier et de l'administration de biens

Prérequis GESTEAM

Avoir suivi les module Les bases de l'évènementiel et Les outils d'organisation

Prérequis autres

Utilisation basique de Word : créer et mettre en forme un document.

Le formateur s'appuiera sur les connaissances métier préexistantes du stagiaire et alternera séquences théoriques sur les fonctionnalités du logiciel et séquences pratiques au cours desquelles les stagiaires mettront en application les acquis.

Le formateur encouragera les échanges entre les stagiaires et lui-même ainsi que les échanges entre les participants tout en veillant à rester dans le cadre du module de formation.

Option 1 : formation en présentiel

La formation se déroulera avec un vidéoprojecteur et un ordinateur connecté à une copie de la base de données du client ou à une base d'exercice. 

Les stagiaires disposeront du programme de formation et des documentations sur différents points abordés seront mis à leur disposition.

Option 2 : formation à distance

La formation se déroulera sur Teams. Le formateur partagera son écran sur lequel les stagiaires verront une copie de la base de données du client ou à une base d'exercice. 

Les stagiaires disposeront du programme de formation et des documentations sur différents points abordés seront mis à leur disposition.

GESTEAM envoie un Questionnaire formation au client souhaitant former des collaborateurs. Lorsque le questionnaire est retourné complété par le client, GESTEAM propose un planning de formation au client et à sa validation rédige et envoie une convention de formation. La signature de cette convention valide la formation. Les stagiaires sont alors convoqués à la formation.

Le délai d'accès à la formation varie en fonction du planning de GESTEAM, de la disponibilité des stagiaires, de la durée de la formation et de l'exigence du client.  De façon générale la formation débute entre 2 et 4 semaines après la validation administrative du dossier.