21 - Les outils d'organisation Mixte : présentiel / à distance

Formation destinée aux personnels exerçant une activité en syndic et/ou en gérance

L'agenda

• Création de la fiche agenda :

Saisie des éléments d'un rendez‐vous : date, couleur pour l'agenda graphique, titre,

heure , durée, collaborateur concerné, rattachement à un dossier

• Traitement de l'agenda :

Consultation de l'agenda graphique ;

Mise en place d'une alerte avant un rendez‐vous ;

Organisation d'un rendez‐vous avec plusieurs collaborateurs

Dupliquer un rendez‐vous

Les e‐mails

• Envoi d'un e‐mail :

Envoi d'un e‐mail depuis le fichier courrier

Envoi d'un e‐mail depuis le fichier demande

Ajout d'une pièce jointe

Le serveur de documents

• Réglage :

Réglage des périphériques d'acquisition;

Création des corbeilles et gestion des droits;

Gestion du stockage des documents

Réglage des dossiers

• Intégration d'un document :

Intégration par corbeilles ou désignation d'un fichier local;

Saisie du titre, des liens et des notes;

Gestion des statuts, des relances et du suivi

• Traitement :

Création d'une réponse : courrier ou demande;

Association à un envoi original : courrier ou demande

Les outils d'organisation

Déplacement dans une autre corbeille

Transmission du document par mémo

Association d'une pièce jointe à un courrier ou à une demande

Association d'un document à un diagnostic réglementaire

Le suivi

• Réglage du suivi pour l'utilisateur
• Réglage du suivi dans les modèles
• Interrogation des dossiers et documents à suivre
• Gestion du suivi par type de documents et dossiers
• Gestion des automates de relances des OS

Acquérir les connaissances nécessaires pour

• Maîtriser l'utilisation de l'agenda
• Savoir utiliser les mails dans l'environnement GESTEAM
• Savoir importer des documents dans la GED GESTEAM et les traiter
• Utiliser le suivi GESTEAM

• envoyer des courriers et des emails
• importer des documents dans la GED
• gérer les droits et réglages des collaborateurs
• gérer les réglages des dossiers

Gestionnaire syndic et/ou gérance

Assistant.e de gestionnaire syndic et/ou copropriété

Prérequis généraux

Le stagiaire doit avoir une bonne connaissance de son métier et de l'administration de biens

Prérequis GESTEAM

Avoir suivi le module Les bases de l'évènementiel

Prérequis autres

Utilisation basique de Word : créer et mettre en forme un document.

Le formateur s'appuiera sur les connaissances métier préexistantes du stagiaire et alternera séquences théoriques sur les fonctionnalités du logiciel et séquences pratiques au cours desquelles les stagiaires mettront en application les acquis.

Le formateur encouragera les échanges entre les stagiaires et lui-même ainsi que les échanges entre les participants tout en veillant à rester dans le cadre du module de formation.

Option 1 : formation en présentiel

La formation se déroulera avec un vidéoprojecteur et un ordinateur connecté à une copie de la base de données du client ou à une base d'exercice. 

Les stagiaires disposeront du programme de formation et des documentations sur différents points abordés seront mis à leur disposition.

Option 2 : formation à distance

La formation se déroulera sur Teams. Le formateur partagera son écran sur lequel les stagiaires verront une copie de la base de données du client ou à une base d'exercice. 

Les stagiaires disposeront du programme de formation et des documentations sur différents points abordés seront mis à leur disposition.

GESTEAM envoie un Questionnaire formation au client souhaitant former des collaborateurs. Lorsque le questionnaire est retourné complété par le client, GESTEAM propose un planning de formation au client et à sa validation rédige et envoie une convention de formation. La signature de cette convention valide la formation. Les stagiaires sont alors convoqués à la formation.

Le délai d'accès à la formation varie en fonction du planning de GESTEAM, de la disponibilité des stagiaires, de la durée de la formation et de l'exigence du client.  De façon générale la formation débute entre 2 et 4 semaines après la validation administrative du dossier.